明けましておめでとうございます。本年もよろしくお願いいたします。
2022年もStagesの魅力を皆様にお届けできるよう頑張ります!
さて、これまでお届けした連載では、Stages上に標準プロセスを定義するところまでのご紹介でした。
今回の第4回目では、定義したプロセスの共有について、便利な機能をご紹介いたします!

Stagesのご紹介はこちら! 連載第3回目 “規格とのマッピング” はこちら
 

はじめに

プロセス運用をしていく以上、プロセスの改訂はぜったいに起こるイベントです。
そして改訂をする以上、実際にプロセスを使用しているメンバーへ展開しなおすことも避けられません。
しかし、改訂と再展開を繰り返すたび、様々なお悩みが出てくるのではないでしょうか。
たとえば、プロセスを文書ベースで定義していると・・・

  • ・バージョン管理がだんだんと面倒になってきた
  • ・様々な場所で保管されていて、一部のものだけ古いバージョンのまま置き去りにされていた
  • ・そして、だいぶ後になって、古いバージョンのプロセスを参照していたことに気づいた

なんてこと、ありませんか?

また、新しいプロセスを出す際には、いくつか承認のステップがあるものです。
企業様によっては、
何人もの承認を得ないとプロセスリリースにたどりつけない
という方もいらっしゃるのではないでしょうか?
その際の承認依頼などは地味に手間です。

さらにさらに、ファイルで管理されている場合、
どこのパスに保管されていたか探すのが大変だったりします。

そして、新しいプロセス発行の際に記される変更履歴。
確認するのが面倒だったり、読んでも分かりづらかったり・・・。

プロセスを共有するだけといっても、
「もう少し上手いことできたらいいなあ…。」
という思いがあるのではないでしょうか?

そんな思いに寄り添ってくれるのがStagesです!

 

プロセスバージョン

第2回目のプロセス定義の記事でも少しご紹介いたしましたが、
Stagesにはバージョン管理機能がございます。

ワークスペース単位で簡単にバージョニングが可能なため、バージョン管理が大変楽になります。
Stagesのバージョン管理のコンセプトにおいてポイントとなるのが、Working VersionValid Versionです。

Working Version(作業バージョン)
プロセス編集用のバージョン
プロセスを編集する際は、Working Versionに設定しないと編集することができない
Working Versionからベースラインとしてのバージョンが生成される
各ワークスペースに一つのみ存在する、作業台のイメージ

Valid Version(有効バージョン)
プロセス展開用のバージョン
エンドユーザにはこのValid Versionが共有される
存在するバージョン中の一つのバージョンのみに設定する

作成済みのバージョンを必要な情報とともに一覧で表示

作成したプロセスに対してベースラインとしてのバージョンを付与することで、
プロセスの改善活動の際にやり直しがききます。

例えば、
バージョン1.8を大きく改変したプロセスをバージョン2.0としてリリース。
しかし、やっぱり前の方がよかったな・・・
となった際は、
バージョン1.8をまたWorking Version(作業バージョン)に転換することで、
1.8ベースで次のプロセスを作成していくことが可能です。

各バージョンに対しても記述説明を残すことができるため、何をベースとしたかも記録が可能です。

ベースラインとしてのバージョンの中から、一つValid Version(有効バージョン)としてリリースすることで、
エンドユーザに最新のプロセスを正式版として参照させることが可能です。
一つのワークスペースで一貫したバージョン管理をすることで、標準プロセスを正しく展開することが可能です。

エンドユーザの参照時も、

  • ・ワークスペースのお気に入り機能
  • ・検索機能
  • ・ランディングページの設定

により、プロセスへのアクセスを容易にします。

 

プロセスの比較

新しいプロセスが展開された際には、以前のバージョンとの違いを確認する必要が出てきますよね。
そうすると参照するのは変更履歴になりますが、
簡単に記された履歴をたよりにプロセス間の差異を確認するのは分かりづらく、少し面倒です。

しかしStagesには、
定義したプロセスのバージョン間の差分を、
視覚的に、分かりやすく比較する機能が備わっています。

新しいプロセスが展開された際には、自動的にプロセスの画面に新しいバージョンが展開されたことをお知らせしてくれます。
ワンクリックで変更点の差分を表示するボタンがあり、新しいバージョンを周知すると同時に以前のバージョンとの比較も提供します。
分かりづらかったプロセスの変更点を、Stagesでは差分ツールのように画面上に分かりやすく表示します。

プロセスの画面にお知らせが表示されることで、変更点の確認を促す

バージョン間のプロセス比較は、新しくプロセスをリリースしたときだけでなく、常時可能です。
現在表示しているプロセスを基点に他のプロセスバージョンを1対1で比較することができます。
プロセスを作成している際にも、今までのバージョンと作成中のプロセスにどのような違いがあるのかを簡単に確認することが可能です。

変更点を視覚的に表示
 

プロセスリリースの自動化

プロセスをリリースする際の決まった手順に一部自動化を組み込むことで、
今までやりとりに掛っていた手間や工数を削減します。
予めプロセスリリースのステップを定義しておくことで、
Stagesが代わりに一部の手順を実施してくれます。


バージョンの作成やレビュー担当者へのレビュー依頼などを自動化することが可能です。

レビュー担当者は、レビュー依頼を受けてからプロセスの比較機能などを利用し、
Stages上でレビューを完結させることができます。
レビューの際も、Stages上で差し戻しか承認かコメント付きで評価することができ、
承認されれば、そのままValid Version(有効バージョン)としてリリースすることも可能です。

また、モジュールのプッシュアップデートも自動的に行うことができ、
リリースするプロセスをモジュールとして使用しているワークスペースへの更新漏れを防げます。
プロセスリリースの自動化はいくつかのステップを組み合わせて設定することができるため、
最適な自動化をサポートします。

プロセスリリースの自動化設定
Stages上でプロセスレビューを完結
 

プロセスの完成度チェック

プロセスにバージョンを付与する際には、
定義したプロセスに対して自動的に各項目を確認し、完成度をチェックしてくれます。

  • ・記述が短すぎないか/長すぎないか
  • ・定義したもののどのアクティビティにも関与していないロールはないか
  • ・各アクティビティから一つ以上のアウトプットが出ているか

などを確認します。

あくまでも目安の一つとなるため、全てをクリアしていなくてもバージョン付与は可能です。
バージョン付与の前に完成度チェックを行うことで、
今まで確認に時間が掛かっていた部分を省力化することができます。

また、Stagesが自動的にチェックしてくれるため、
人の確認では漏れていたところをシステマチックに確認することが可能です。
※バージョン付与時以外でも、バージョン管理の画面からWorking Version(作業バージョン)に対して実施することができます。

各項目に対してプロセスのチェックを行う
 

さいごに

いかがでしたか?
Stagesがサポートするのはプロセスを定義するところまでではありません。
その次の共有やその先もサポートすることが可能です。

プロセスに完璧はなく、常に更新されていきます。
その際にはStagesのバージョン管理機能を利用することで、プロセスの作成履歴や使用履歴を残すことができます。

また、変更点を視覚的に表示させることで
プロセス使用者に今までのプロセスと最新のプロセスの違いを分かりやすく参照させ、
新しいプロセスへの理解を深めてもらえます。

リリースの際に少し手間となる承認までのステップも自動化を組込むことで省力化を図ります。

実際どのように動くのかや、どのような画面表示になるのかなど、
詳細にご興味がおありでしたら、デモや約1ヶ月間のPoCも常時承っております。
ぜひ、お気軽にお問い合わせください。

プロセス管理システム Stagesのデモ

デモからPoC(トライアル)まで、すべて無料で行います。
Webでのデモもお受けしています。お気軽にお問い合わせください。

 

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最後までお読みいただき、誠にありがとうございます。
年末年始はゆっくりお休みできたでしょうか。
寒い日が続きますね。ご自愛下さい。