国際規格に対応したプロセスを構築する際のポイント

プロセスは、組織が効率的に作業を進め、品質を保証し、改善していくための重要な要素です。
しかし、規格に合わせたプロセスを構築する際には、陥りやすい落とし穴があります。

本記事では、「国際規格に対応したプロセスを構築する際のポイント」に焦点を当て、効果的なアプローチについて探求します。
プロセス管理の基本コンセプトから始め、実際の構築に向けた具体的な手法まで、読者の皆さまがプロセス管理におけるベストプラクティスを身につけられるように解説します。

CONTENTS

1. 国際規格の現状とプロセス管理
2. プロセス管理の基本的な考え方
3. 規格対応プロセス構築のポイント
4. プロセス管理の課題と解決策
5. おわりに

国際規格の現状とプロセス管理

昨今、コンプライアンスに対する要求は高まり、その範囲や種類も急速に増えています。
特に自動車業界では、従来の規格に加え、サイバーセキュリティやソフトウェアに関する新しい規格が次々と導入されています。
これらの複数の規格に準拠するためのプロセスを定義するには、多くの時間と投資が必要となり、その結果、プロセスはますます複雑化していきます。

ここで重要になるのが、効率的なプロセス管理です。

プロセス管理の基本的な考え方

開発プロセスは、開発の効率化と品質保証にとって重要です。
しかし、かつての日本ではプロセスはあまり重視されず、場当たり的な開発が多かった時代もありました。
「良い品質は良いプロセスから」という言葉が示すように、品質を維持するためには、誰でも一定の品質を確保できるようなプロセスが必要です。
近年の市場では高品質が求められるようになり、各組織でプロセスが定義されるようになりました。

しかし、いきなり良いプロセスを作成するのは容易なことではありません。
作成したプロセスを実際にプロジェクトで運用し、現場の意見を取り入れて継続的に改善していくことが重要です。また、現在では国際規格への対応も求められ、これには適切なプロセス管理が不可欠です。

規格対応プロセス構築のポイント

規格対応プロセスを構築する際によくみられるのが、既存の社内標準プロセスを無視して、規格に合わせたプロセスを一から構築してしまうことです。
これにより、現場の声が反映されず、組織やプロジェクトに適合しないプロセスが生まれてしまいます。

理想的な方法は、これまでに実績のある社内のプロセスをベースにして、規格に合わせた仕様に修正することです。つまり、組織が採用してきたプロセスを活用し、必要に応じて手直しして規格に適合させるのです。

プロセス管理の課題と解決策

前述したように、組織標準プロセスを構築する際は、現場の意見を取り入れた「現場で使える」プロセスを定義することが重要になります。
そして、規格対応が必要な場合、組織の文化がしっかり反映された標準プロセスを、各規格の仕様に合わせて手直ししていくことで、現場との乖離やプロセス離れを防ぎながら、規格に準拠対応することが可能となります。

さて、組織の中枢を担うこのプロセスですが、適切な方法でしっかり維持・管理されているでしょうか？

プロセス管理の一般的な方法として、WordやExcelといった文書ベースでの管理が挙げられます。
しかし、これらの文書中心のプロセスでは、プロセスの価値や重要性を読み手に伝える上で限界があるため、 プロセスがないがしろにされてしまう可能性があります。
また、複数の規格対応が必要な場合、各規格に対応したプロセス文書をそれぞれ用意した結果、従うべきプロセスが不明確になり、プロセスがさらに置き去りにされてしまいます。
これは、昨今の品質問題でも言及されている課題です。

プロセスに関する規格要件の遵守が優先され、本来組織が業務を遂行する上で不可欠な組織目標、積み重ねてきた経験、仕事の進め方などがプロセスに反映されていない可能性があります。
そして、何百もの文書やウィキページなど、プロセス管理に適さないツールを使用しているかぎりこの課題は解決されず、人々はどんどん目指すべき道から離れていってしまいます。

このような課題の解決策として、適切なツールを使っていくことでプロセス管理の効果を高めプロセスを管理・構築する人、プロセスを使う人それぞれの負担を軽減することが可能となります。

おわりに

プロセスの構築や管理において、既存の社内標準を尊重し、現場の声を反映させることが重要です。
規格に適合させる際には、社内で継続的に採用されてきたプロセスをベースに修正を加えることで、組織やプロジェクトに適したプロセスを構築できます。

現在、多くの組織でプロセスを構築する際にはWordやExcelといった文書ベースが利用されていますが、文書ベースでの作業は人的ミスが発生しやすく、変更修正作業に多くの工数がかかるため、維持管理が煩雑になり、プロセス改善活動までつなげることが難しくなります。文書中心のプロセスは社内での理解の獲得や周知徹底、並びに、現場でのプロセスの浸透を困難にします。

維持管理がしやすく、誰にでも受け入れやすいプロセスを構築するためには、適切なツールの活用が重要です。
効率的なプロセス管理ツールを導入することで、プロセスの価値や重要性を明確に伝え、組織全体が目指す方向に向かって一体となって進むことができます。適切なプロセス管理が行われることで、品質や効率性の向上だけでなく、組織の成長や競争力の強化にも貢献することが期待されます。

プロセス管理ツール「Stages」では文書ベースから脱却し、モデルベースでプロセスを管理することが可能です。
これにより、プロセスの見える化を通じて組織におけるプロセスの理解度が向上し、標準プロセスの一元管理やプロジェクト固有のプロセス作成が可能となります。さらに、規格準拠のサポートやレポート生成といった、プロセス管理における多くの課題に対するソリューションを提供します。
「Stages」を導入することで、規格対応や監査対応にかかる工数を50％削減できた事例もあり、効率的なプロセス管理が実現されます。

製品については、以下よりご確認ください。